IV. CÁC NGUYÊN NHÂN CHÍNH KHIẾN DOANH NGHIỆP KHÔNG VẬN HÀNH THÀNH CÔNG HỆ THỐNG KPI LÀ GÌ?
1. Thiếu định nghĩa rõ ràng về KPI & Không có sự cam kết từ ban lãnh đạo
Khi các chỉ số KPI không được xác định rõ ràng, nhân viên không biết cụ thể những gì cần đạt được. Điều này gây ra sự nhầm lẫn và thiếu định hướng trong công việc. Một hệ thống KPI không rõ ràng có thể dẫn đến việc đánh giá sai lệch về hiệu suất của nhân viên và phòng ban.
Kết hợp song song, sự cam kết từ ban lãnh đạo là yếu tố then chốt trong việc triển khai và duy trì hệ thống KPI. Nếu ban lãnh đạo không thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ, hệ thống KPI sẽ thiếu đi tính chính thức và không được coi trọng. Nhân viên có thể cảm thấy hệ thống này không quan trọng và không nỗ lực thực hiện.
2. Các tiêu chí KPI mang lại hệ quả tiêu cực cho doanh nghiệp
Hầu hết, đa số các doanh nghiệp luôn cho rằng: Tất cả các thước đo KPI đều sẽ mang lại hiệu suất cao, giúp đẩy mạnh hiệu quả của cả doanh nghiệp. Song, không hề dự đoán các điều xấu tương ứng có thể xảy ra khi triển khai thước đo KPI đó.
Doanh nghiệp chỉ tập trung cái họ muốn, mà quên đi những hành động tiêu cực có thể xảy ra khi triển khai các thước đo KPI xuống nhân viên của mình.
Vì vậy, để giúp các thước đo hoạt động hiệu quả, tổ chức doanh nghiệp cần dự đoán được phần nào những hành vi con người có thể xảy ra khi triển khai KPI, và cố gắng tối thiểu hóa tác động tiêu cực tiềm ẩn của nó. Trước đi được đưa vào sử dụng, KPI phải được:
+ Thảo luận với tất cả đội ngũ nhân viên có liên quan: “Nếu chúng ta đo lường thước đo này thì các bạn sẽ làm gì?”, “thước đo này ảnh hưởng như thế nào? Ưu điểm và nhược điểm của nó?”
+ Doanh nghiệp nên thử nghiệm thí điểm trước khi được triển khai các thước đo KPI một cách đồng loạt. Hoặc có thể áp dụng thử trong một thời gian ngắn nhất định để đo lường các thông số.
+ KPI sẽ bị đồng loạt cán bộ nhân viên loại bỏ lập tức nếu “mặt tối” của nó gây ra quá nhiều tác động bất lợi.
3. Các tiêu chí KPI không gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
Thông thường, các thước đo trong KPI luôn phải gắn liền với chiến lược của doanh nghiệp thì thước đo ấy mới có hiệu quả và đó mới thực sự là KPI. Nhiều doanh nghiệp cho rằng: Cứ đưa tất cả các mục tiêu làm KPI là sẽ thành công, nhưng không. Mục tiêu không gắn liền với chiến lược thì sớm hay muộn thước đo KPI đó cũng sẽ tạo ra các hành vi tiêu cực và thậm chí là kéo cả hiệu quả của cả doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, với LOVIEC tiêu chí “tỷ lệ đơn hàng refund/cancel” là một KPI. Bởi vì tiêu chí này gắn liền với mục tiêu chiến lược của LOVIEC, LOVIEC hướng đến trong năm 2025 và các năm tới “tỷ lệ đơn hàng refund/cancel sẽ nằm ở mức không quá 1%. Chứ không phải tiêu chí KPI năm 2024 là “phải đạt doanh thu 1000 tỷ”
4. Luôn cho rằng hiệu suất sẽ được cải thiện khi ràng buộc KPI với lương thưởng
Không thể phủ nhận việc các thước đo KPI sẽ giúp tăng hiệu suất tối đa nếu các thước đo KPI đó gắn liền với thu nhập của nhân sự.
Tuy nhiên, việc nghĩ rằng tất cả các thước đo này đều có thể áp dụng và chỉ tập trung vào tiền bạc như là động lực chính là một sai lầm.
Trên thực tế, sự công nhận, tôn trọng và cơ hội thể hiện bản thân mới là những động lực quan trọng đối với nhân viên. Vì vậy, các thước đo KPI cần phải bao gồm cả hai khía cạnh này: gắn với lương thưởng và liên quan đến sự công nhận, phát triển cá nhân của nhân viên. Chỉ khi đó, tổ chức mới có thể cải thiện hiệu suất một cách đáng kể và bền vững.
5. KPI đưa ra nhưng thiếu sự công bằng và minh bạch
Một trong những yếu tố gây cản trở rất lớn khi triển khai KPI trong doanh nghiệp đó chính là:
Hệ thống KPI không được triển khai minh bạch, dẫn đến sự không tin tưởng từ nhân viên.
Các chỉ số KPI không công bằng hoặc không phù hợp với công việc của nhân viên. Doanh nghiệp chỉ tập trung vào cái muốn của mình mà quên đi sự hợp lý trong từng thông số của KPI.
6. Đặt nặng kết quả hơn quá trình
Nếu hệ thống KPI của doanh nghiệp chỉ tập trung duy nhất vào kết quả cuối cùng mà không quan tâm đến quá trình thực hiện thì các vấn đề sau sẽ xảy ra và hệ lụy sẽ rất lớn:
Thứ nhất, nhân viên có thể tìm cách đạt được mục tiêu bằng bất kỳ giá nào, dẫn đến các hành vi không đúng đắn hoặc thiếu bền vững, kể cả việc giảm chất lượng công việc. Điều này có thể gây ra các sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Thứ hai, áp lực phải đạt mục tiêu KPI có thể khiến nhân viên tìm cách “lách luật” hoặc thực hiện các hành vi không đúng đắn như làm giả số liệu, báo cáo sai, hoặc thậm chí là vi phạm đạo đức nghề nghiệp để đạt được kết quả.
Thứ ba, việc chỉ tập trung vào kết quả mà không quan tâm đến quá trình có thể dẫn đến các giải pháp ngắn hạn và thiếu bền vững. Nhân viên có thể đạt được mục tiêu trước mắt nhưng không xây dựng được nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn.
Thứ tư, khi chỉ chú ý đến kết quả, nhân viên có thể cảm thấy áp lực và căng thẳng, đặc biệt là khi mục tiêu đặt ra quá cao hoặc không thực tế. Điều này có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức và giảm động lực làm việc.
Thứ năm, một văn hóa chỉ chú trọng vào kết quả có thể tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh không lành mạnh, nơi mà các giá trị như sự hợp tác, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau bị xem nhẹ. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và sự gắn kết của nhân viên.
Trên đây là một số nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp không thể vận hành thành công hệ thống KPI. Để khắc phục tình trạng này, trước khi triển khai hệ thống KPI, doanh nghiệp cần thiết kế một hệ thống sao cho cân bằng lợi ích cá nhân từng nhân sự gắng với mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp không chỉ đạt được các mục tiêu kinh doanh mà còn xây dựng được một môi trường làm việc tích cực và bền vững thông qua hệ thống KPI.
Xem lại: CƠ CHẾ HÌNH THÀNH KPI ĐỐI VỚI NHÂN SỰ TRONG MỘT DOANH NGHIỆP (PHẦN 1)
 |
Viết bởi Hạnh 31/03/2024 |